Kto odpowiada za brak realizacji zadań? Jak je skutecznie przekazać podwładnym?

Napisane przez
tagi: Business, Education

Panuje przekonanie, że jeśli pracownicy nie realizują zadań zleconych przez przełożonych zgodnie z ich oczekiwaniami to jest wyłącznie ich (pracowników) wina. Albo brak im kompetencji, albo motywacji, albo jednego i drugiego, a na dodatek są po prostu leniwi i nieodpowiedzialni. Łatwiej zrzucić winę na podwładnego niż krytycznie ocenić własne kompetencje.

Tymczasem sukces realizacji zadania spoczywa zarówno na wykonującym je pracowniku jak i na zlecającym je przełożonym. Kluczowe okazuje się precyzyjne artykułowanie oczekiwań, tak aby pracownik nie musiał się domyślać co przełożony miał na myśli, tylko był tego pewien. Jak często zdarza się, że w naszej komunikacji coś szwankuje?

Przełożony – “Zajmij się tym jak najszybciej!”. Pracownik – “Czyli rzucić wszystko i się tym zająć, czy zrealizować swoje standardowe pilne zadania i dopiero wtedy przejść do ekstra polecenia?”.

Przełożony – “Uzupełnij ten raport o rzetelne dane”. Pracownik – “To znaczy, że mam wpisać tylko dane potwierdzone z działu controllingu, ale aktualne na stan sprzed 3 miesięcy, czy jednak wpisać dane aktualne na dzisiaj, ale jeszcze nie potwierdzone przez dział controllingu?”.

Takich przykładów można by mnożyć na pęczki. Potencjalnych powodów do nieporozumienia jest mnóstwo, a wystarczy przestrzegać czterech prostych kroków stawiania zadań, aby istotnie zwiększyć prawdopodobieństwo ich realizacji zgodnie z oczekiwaniami przełożonego:

  1. Przedstaw co jest celem stawianego przez Ciebie zadania.
  2. Podaj termin realizacji.
  3. Określ sposób zmierzenia poprawności realizacji zadania.
  4. Sprawdź zrozumienie przekazywanego zadania.

Przedstaw co jest celem stawianego przez Ciebie zadania.

Jako ludzie potrzebujemy mieć poczucie sensu wykonywanej pracy. Znając szerszy kontekst zadania i efekt jaki dzięki niemu chcemy osiągnąć łatwiej nam jest utożsamić się z realizacją otrzymanego zadania. Ponadto, mając większą wiedzę możemy bardziej świadomie podejmować decyzje w trakcie realizacji. Gdybyśmy, jako podwładni, usłyszeli od swojego przełożonego np. “Mam spotkanie z Zarządem dotyczące przeanalizowania zasadności decyzji o przeznaczeniu istotnych środków na inwestycje. Decyzja będzie podejmowana na podstawie wzrostu wyników sprzedażowych naszego działu od początku roku. Proszę Cię o przygotowanie raportu zawierającego wyniki sprzedażowe naszego działu, w rozbiciu na konkretne produkty i pokazujące szczegółowe dane z każdego miesiąca, jak również ogólny trend i % wzrostów. Potrzebujemy dokładnego obrazu sytuacji, żeby podjąć odpowiednią decyzję.”, prawdopodobnie sami moglibyśmy zaproponować sposób prezentacji danych, bo wiedzieliśmy do czego posłuży efekt naszej pracy.

Podaj termin realizacji.

Zawsze powinniśmy pamiętać o podawaniu konkretnego terminu realizacji. Polecenie typu “zrób to jak najszybciej” nie jest precyzyjne i może być interpretowane na wiele sposobów. Zamiast tego warto wyrobić sobie nawyk podawania konkretnego dnia i godziny, do której oczekujemy realizacji służbowego polecenia. Powiedzenie np. “Spotkanie z Zarządem mam w najbliższy piątek o godzinie 12:00. Potrzebuję jednak czasu na przygotowanie się do spotkania oraz chciałbym mieć jakiś margines na ewentualne uzupełnienia raportu po tym jak go pierwszy raz przeczytam. Przygotuj mi go i prześlij na maila do najbliższej środy do godziny 14:00.”, nie pozostawia miejsca na niedopowiedzenia i różnice w interpretacji oczekiwanego terminu realizacji.

Określ sposób zmierzenia poprawności realizacji zadania.

Najlepszym sposobem zwiększenia prawdopodobieństwa, że dostaniesz to o co prosisz jest powiedzenie wprost co będziesz sprawdzał. Powiedz np. “W otrzymanym od Ciebie raporcie szczególnie przyjrzę się temu czy sprzedaż jest rozbita szczegółowo na wszystkie oferowane przez nas produkty, czy można łatwo dotrzeć do danych dotyczących dowolnego produktu oraz czy wyniki sprzedaży narastająco zgadzają się z danymi z poszczególnych miesięcy, które po zsumowaniu dają identyczny wynik jak ten w kolumnie narastająco”.

Sprawdź zrozumienie przekazywanego zadania.

Nawet najlepiej sformułowane polecenie służbowe nie ma szans zakończyć się sukcesem jeśli Twój podwładny jest rozkojarzony i zwyczajnie w świecie Cię nie słucha. Jak sprawdzić czy wie czego oczekujesz? Możesz oczywiście, jak 80% przełożonych, zapytać “Czy wszystko jasne?”. W odpowiedzi usłyszysz najpewniej “oczywiście”, “jasne”, “tak”. Nawet jeśli nie wie o co chodzi… Lepiej więc zadać pytania otwarte, które będą bardziej naturalne. Odpowiedzi pozwolą Ci zorientować się czy to co zrozumiał Twój podwładny jest tym samym co sam chciałeś mu przekazać. Zapytaj np.:

  • Od czego zaczniesz?
  • Jak myślisz, co będzie największym wyzwaniem?
  • Jakie przewidujesz trudności?

Podsumowując, przekazanie zadania zgodnie z tymi 4 krokami może i zajmuje jakieś 2 minuty więcej czasu, ale oszczędza znacznie więcej wtedy, gdy już odbierasz efekt zleconej pracy i nie trzeba go poprawiać.

Chcesz dowiedzieć się jak Twoi pracownicy zrozumieli zadania, które otrzymali od Ciebie i co sprawiło, że ostateczny efekt był inny niż chciałeś? Prześledź przez tydzień efekty ich pracy i zapisuj te sytuacje, w których wykonana praca odbiega od Twoich oczekiwań. Porozmawiaj z tymi osobami i dowiedz się z czego wynika rozbieżność. Najskuteczniej jest dowiedzieć się u źródła.

Paweł Słuja, Prezes Zarządu inQuest

Zostaw komentarz