Czyje interesy reprezentuje przełożony? Perspektywy komunikacyjne menedżera.

Napisane przez
tagi: Business, Education

Kompetencje pracownika, atmosfera w zespole, relacje z szefem, a może wyniki finansowe firmy? Do których obszarów powinien odwoływać się szef w komunikacji ze swoim zespołem aby uzyskać najlepszy efekt?  Ulubiona odpowiedź psychologów, “to zależy”, sprawdza się i w tym przypadku. Żeby jednak mieć szansę doboru odpowiednich argumentów do sytuacji i osób w zespole, warto wiedzieć jakim wachlarzem narzędzi dysponuje przełożony.

Cztery perspektywy komunikacyjne to przybornik argumentów, które odpowiednio wykorzystane, sprawią że Twoi pracownicy spojrzą na realizowane zadania i swoje podejście do pracy z większą świadomością.

Perspektywa ekspercka

Dla części pracowników kluczowe będzie odwoływanie się do ich kompetencji i ambicji.Z jednej strony możemy trafić na członków zespołu, którym zależy na rozwoju i awansie. Będą podejmowali starania aby swoją pracę wykonywać na coraz wyższym poziomie jakościowym. Z drugiej strony są osoby z tzw. poczuciem wysokiego etosu pracy. Wykonują pracę na najwyższym poziomie, bo po prostu nie chcą się wstydzić za efekty działań, które podpisują swoim nazwiskiem.

Niezależnie od przyświecających motywów, kluczowe w komunikacji będzie koncentrowanie się na wysokich kompetencjach i odpowiednim poziomie jakościowym realizowanych zadań. Powiedzenie np. “Zrealizowanie tego projektu będzie wymagało od prowadzącej go osoby dużych kompetencji i skuteczności w działaniu – podejmiesz się takiego wyzwania?” lub “Aby profesjonalnie załatwić proces reklamacji musisz zachować spokój i na spokojnie, szczegółowo, wytłumaczyć Klientowi kolejne kroki przebiegu procedury reklamacyjnej”, pokaże perspektywę ekspercką zrealizowania danego zadania i przykuje uwagę tych pracowników, którzy cenią sobie jakość i skuteczność swojej pracy zawodowej, a głównym motywatorem jest dla nich możliwość rozwoju.

Atmosfera i relacje w zespole

Potrzeba przynależności to jeden z kluczowych motywatorów popychających ludzi do aktywności. Żeby był skuteczny, przynależność do zespołu musi wiązać się z pozytywnymi emocjami, np. poczuciem zrozumienia i akceptacji. Brak dobrej atmosfery w zespole to druga najczęstsza przyczyna odejść z pracy. Zatem, dla osób, które na pierwszym miejscu stawiają atmosferę, kluczowe okażą się komunikaty ukazujące powiązania realizowanych zadań z jakością relacji między członkami zespołu. Możesz powiedzieć np. “Dokończenie tego projektu w terminie podniesie rangę naszego zespołu w oczach Zarządu Firmy i w ten sposób wszyscy zyskamy większy prestiż w strukturach firmy. Dzięki temu zwiększy się nasz komfort pracy.” lub ”Niezrealizowanie przez Ciebie zadania w terminie spowoduje, że pozostałe osoby w zespole będa musiały zostać po godzinach i stracą do Ciebie zaufanie”.  Czasami jasne nazwanie jak konkretne zachowania przekładają się na atmosferę w zespole będzie najskuteczniejszym narzędziem wpływu menedżera.

Wyniki biznesowe firmy

Poczucie wpływu na otaczającą nas rzeczywistość i zrozumienie przełożenia konkretnych zachowań na rezultat biznesowy firmy to obszar, który w polskich realiach wymaga największego wsparcia. Tymczasem pracownicy chcą mieć poczucie sensu realizowanych zadań i wiedzieć dlaczego coś jest istotne bądź nie. “Reklamacje produkowanych elementów pozostające na poziomie 15% sprawią, że będziemy musieli ponosić dodatkowe koszty na ich obsługę. Te dodatkowe koszty musielibyśmy pokryć z budżetu zaplanowanego na inwestycje w przyszłym roku. Z jednej strony nie pozwoli nam to na podniesienie komfortu pracy dzięki wymianie maszyn, z drugiej nie będziemy w stanie wybić się na rynku dzięki nowoczesnemu procesowi produkcyjnemu. Z tego powodu możemy mieć problem z utrzymaniem obecnych odbiorców, co przełoży się na obniżenie produkcji i redukcję personelu. Dlatego też redukcja braków jakościowych na produkcji z 15% do 5% w przeciągu najbliższych 6 miesięcy jest dla nas kluczowym projektem”. Taki komunikat ma zdecydowanie inną moc sprawczą, niż np. “Nie możemy mieć tyle braków na produkcji, musicie się bardziej starać”.

Relacje z szefem

Ostatnią perspektywą komunikacyjną, do której warto się odwoływać, są relacje pracownika z przełożonym. Ostatecznie wszyscy jesteśmy ludźmi, mamy swoje emocje, nadzieje i obawy, które materializują się w kontakcie z drugim człowiekiem. Powiedzenie np. “Dzięki temu, że doprowadziłeś sprawę z Klientem do końca, mam poczucie, że zależy Ci na sprawach naszych Klientów i czuję się bezpiecznie, pracując z taką osobą w jednym zespole.” lub odwrotnie “Zirytowało mnie to, że nie dotrzymałeś ustalonego terminu i nie dałeś mi wcześniej znać, że się nie wyrabiasz. W takich sytuacjach tracę do Ciebie zaufanie.”, sprawi, że poruszymy jedną z najistotniejszych perspektyw we współpracy na linii przełożony-podwładny.

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to, której perspektywy komunikacyjnej używać najczęściej. Zależy to od znajomości naszych podwładnych i tego, co jest dla nich najistotniejsze. Czasami ważne będzie odwołanie się do jednej z nich, a czasami do wszystkich czterech. Warto mieć świadomość, że wszystkie 4 perspektywy mają znaczenie i potrafią wpływać motywująco lub demotywująco na ludzi, z którym pracujemy na co dzień.

A skąd wiedzieć, która perspektywa trafi do Twojego zespołu? Obserwuj uważnie przez tydzień dwóch wybranych przez Ciebie członków Twojego zespołu i zapisuj do jakich perspektyw odwołują się w codziennej komunikacji. Nauczysz się dostrzegać co jest dla nich najistotniejsze.

Paweł Słuja, Prezes Zarządu inQuest

Zostaw komentarz