Pieczarkowa teoria zarządzania – Jak skutecznie udzielić reprymendy?

Napisane przez
tagi: Business, Education

Jeden z Klientów opowiedział mi jak u nich w firmie wygląda przekazywanie negatywnej informacji zwrotnej.
“Wiesz bo u Nas w firmie panuje pieczarkowa teoria zarządzania, która opiera się na 3 filarach:

  • Po pierwsze trzymać ludzi w zamknięciu,
  • Po drugie, od czasu do czasu obrzucać łajnem,
  • A po trzecie, jak któryś tylko wychyli łeb to upier….”

Oczywiście, że jesteśmy ludźmi i w trudnych sytuacjach z prędkością światła odzywają się w nas negatywne emocje. Jednak jedynym efektem wyżywania się szefa na pracownikach jest pojawianie się kolejnych mechanizmów obronnych i budowanie strategii zabezpieczania sobie pleców przed jego humorami, a nie realne zaangażowanie w podniesienie jakości swojej pracy.

Co należy zrobić aby zredukować niepożądane zachowanie podwładnego?

Po pierwsze zawsze udzielać reprymendy w cztery oczy. Bez świadków i bez towarzystwa innych osób, które może jedynie wpłynąć na poczucie upokorzenia pracownika, a nie na jego chęć poprawy.

Po drugie, reprymenda powinna być udzielona jak najszybciej po wystąpieniu nieakceptowanego zachowania, ale jednak na zimno. Jeśli targają nami emocje to lepiej wziąć kilka głębokich wdechów, wyjść na świeże powietrze lub wypić szklankę zimnej wody. Zrobić cokolwiek co pozwoli nam ostudzić emocje. Zdecydowanie lepiej jest powiedzieć, że jesteśmy zdenerwowani, niż okazywać to zdenerwowanie krzykiem na pracownika.

Po trzecie, tak jak i w przypadku pochwały, reprymenda musi opierać się na faktach. Jeśli chcemy być skutecznymi przełożonymi, należy wykreślić ze słownika sformułowania typu: nie starasz się, nie zależy Ci, jesteś leniwy, itp.

Zatem, aby reprymenda była skuteczna powinna składać się z trzech części:

  1. Nazwania zachowania, które ganimy – w oparciu o fakty.
  2. Pokazaniu konsekwencji tego zachowania – dlaczego to jest ważne.
  3. Jasne przedstawienie oczekiwań – na teraz i na przyszłość.

Bazując na faktach możemy powiedzieć np.:

  • Nie ukończyłeś zadania w terminie, na który się umówiliśmy tj. do zeszłego piątku do godziny 12:00, i nie dałeś mi znać wcześniej, że coś jest nie tak i możesz nie zdążyć na czas.
  • W raporcie, który od Ciebie otrzymałem są analogiczne błędy jak w poprzednim miesiącu. Suma wyników sprzedaży z poszczególnych tygodni jest w rzeczywistości inna niż ta wpisana w pole – łączna sprzedaż miesięczna.

Następnie pokazując konsekwencję warto odwołać się do jednej z 3 perspektyw lub do wszystkich na raz: co z danego zachowania wynika dla firmy, dla nas jako przełożonych, lub dla zespołu.

  • Przez to, nie zdążyliśmy złożyć oferty w przetargu przed upływem terminu, firma straciła zlecenie na kwotę 100 000,00 zł.
  • Denerwuje mnie to, że drugi raz dostaję od Ciebie raport, w którym są te same błędy. Tracę czas na poprawianie raportu, nie mogę się odpowiednio przygotować do spotkania z Zarządem i tracę do Ciebie zaufanie.

W trzecim kroku należy przedstawić jasne oczekiwania dotyczące naprawienia sytuacji teraz jeśli to możliwe, oraz zapewnienia nie powtarzania tego samego błędu na przyszłość.

  • Oczekuję od Ciebie, że do końca tygodnia szczegółowo sprawdzisz bazę aktualnych przetargów i przedstawisz inne postępowanie przetargowe na analogiczne parametry, w którym będziemy mogli złożyć ofertę. W przyszłości chcę abyś widząc, że możesz z czymś nie zdążyć, przyszedł do mnie odpowiednio wcześniej i poinformował o tym. Będziemy mogli poszukać rozwiązania. Nie akceptuję sytuacji, w której miałbym się dowiedzieć po fakcie, że jednak czegoś nie zrobiłeś.
  • Chcę abyś usiadł teraz do komputera i szczegółowo sprawdził wszystkie wyliczenia, które są w raporcie a następnie przedstawił mi w ciągu godziny poprawioną wersję. Sprawdź również z czego wynikają błędy i zaproponuj rozwiązanie, które zapewni ich uniknięcia w przyszłości. Masz na to czas do jutra do 16:00.

Aby reprymenda odniosła skutek pamiętaj, że nie jest to narzędzie, w którym prowadzisz dialog z pracownikiem i rozwlekasz dyskusję. Bądź stanowczy i wprost i zdecydowanie mów jakiego zachowania nie akceptujesz i czego w związku z tym oczekujesz.

Jeśli chcesz przeanalizować swój sposób udzielania reprymendy, poobserwuj menedżera, który cieszy się Twoim uznaniem i notuj w jakich sytuacjach i w jaki sposób on udziela reprymendy swojemu zespołowi. Jeśli nie masz możliwości zaobserwowania, porozmawiaj z nim o tym. Porównaj to z własnym sposobem wyrażania dezaprobaty, a zmiany wdrażaj od ręki.

Paweł Słuja, Prezes Zarządu

Zostaw komentarz